Informativa reclami

Informazioni sul trattamento dei dati personali relativo alla presentazione e gestione di reclami

La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali effettuato da Recrowd per ricevere, istruire, gestire e riscontrare reclami, contestazioni o segnalazioni relative al sito, al portale, ai servizi di crowdfunding, agli investimenti, ai pagamenti, ai progetti, alla documentazione contrattuale, all’assistenza o ad altri rapporti con Recrowd.

Titolare del trattamento

Recrowd S.r.l., Via degli Olivetani, 10/12 20123 Milano MI, P.IVA 10183800969

Contatto Privacy del Titolare

privacy@recrowd.com

Contatto del Responsabile della protezione dei dati

dpo@recrowd.com

Posta cartacea

Recrowd S.r.l., Via degli Olivetani, 10/12 20123 Milano MI

1. Categorie di dati e fonti

• dati identificativi e di contatto del reclamante e, se diverso, del soggetto per conto del quale il reclamo è presentato;
• dati relativi ad account, registrazione, onboarding, classificazione utente, investimenti, quote, progetti, proponenti, contratti, pagamenti, rimborsi, accrediti, dashboard, comunicazioni e documenti;
• contenuto del reclamo, motivazioni, pretese, richieste, allegati, screenshot, corrispondenza, note interne, istruttorie, esiti e provvedimenti adottati;
• dati relativi a eventuali terzi menzionati nel reclamo, nei limiti di stretta pertinenza;
• dati particolari o dati relativi a condanne penali e reati solo se inseriti spontaneamente dall’interessato o necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile;
• dati provenienti da sistemi interni, provider di pagamento, provider AML/KYC, fornitori, consulenti, autorità, banche, intermediari o altri soggetti coinvolti nel rapporto oggetto del reclamo.

2. Finalità, basi giuridiche, natura e conservazione

2.1 Ricezione, protocollazione e istruttoria del reclamo

Finalità. ricevere il reclamo, identificarne il reclamante, verificare la legittimazione, protocollarlo, assegnarlo internamente, raccogliere la documentazione pertinente e svolgere l’istruttoria.

Categorie di dati. dati identificativi, contatti, account, reclamo, allegati, ticket, log, comunicazioni e documentazione del rapporto.

Base giuridica. art. 6, par. 1, lett. b) GDPR per gestione del rapporto; art. 6, par. 1, lett. c) GDPR per obblighi di legge/regolamentari; art. 6, par. 1, lett. f) GDPR per tutela dei diritti e corretta gestione dei reclami.

Natura del conferimento. necessario per presentare e gestire il reclamo.

Conservazione. per il tempo necessario alla gestione del reclamo e, successivamente, per i termini di prescrizione/decadenza o conservazione regolamentare applicabili; di regola almeno per il periodo necessario a documentare l’istruttoria e l’esito.

2.2 Riscontro, composizione, escalation e tutela dei diritti

Finalità. fornire risposta al reclamo; gestire eventuali proposte di soluzione, escalation, contestazioni, ADR, mediazioni, arbitrati, contenziosi, richieste dell’autorità o comunicazioni a soggetti coinvolti.

Categorie di dati. dati del reclamo, esiti, comunicazioni, documentazione contrattuale, dati finanziari/transazionali, note istruttorie e dati necessari alla difesa.

Base giuridica. art. 6, par. 1, lett. c) e f) GDPR; art. 9, par. 2, lett. f) GDPR per eventuali categorie particolari nei limiti necessari alla tutela dei diritti.

Natura del conferimento. necessario o funzionale alla gestione del reclamo e alla tutela dei diritti.

Conservazione. fino alla definizione del reclamo, del procedimento o della controversia e al decorso dei termini di prescrizione/decadenza applicabili.

2.3 Monitoraggio qualità, audit e prevenzione ricorrenze

Finalità. analizzare reclami in forma individuale, aggregata o pseudonimizzata per migliorare procedure, portale, assistenza, documentazione, controlli interni e presidio dei rischi.

Categorie di dati. categorie reclamo, tempi, esiti, aree coinvolte, dati aggregati/pseudonimizzati ove possibile.

Base giuridica. art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, legittimo interesse di Recrowd al miglioramento dei processi e alla gestione del rischio.

Natura del conferimento. non richiede dati ulteriori rispetto a quelli del reclamo.

Conservazione. per il tempo necessario alle attività di audit e miglioramento; ove possibile i dati sono anonimizzati o aggregati.

3. Minimizzazione e cautele nella presentazione del reclamo

Nel presentare il reclamo, l’interessato deve inserire solo dati pertinenti e necessari. È opportuno evitare dati di terzi, dati di minori, dati appartenenti a categorie particolari, dati relativi a reati o documenti eccedenti, salvo che siano indispensabili per comprendere e gestire il reclamo.

4. Strumenti automatizzati e AI nella gestione reclami

Recrowd può utilizzare strumenti digitali, sistemi di ticketing, workflow, motori di ricerca documentale, classificazione automatica o strumenti di intelligenza artificiale per supportare la protocollazione, la sintesi, l’instradamento, la ricerca documentale e l’analisi preliminare dei reclami. La valutazione del reclamo e la decisione sul riscontro restano, salvo diversa specifica informativa, soggette a controllo umano e non sono basate unicamente su trattamento automatizzato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

5. Destinatari dei dati personali

Per il perseguimento delle finalità indicate, i dati possono essere comunicati o comunque resi conoscibili, nei limiti di stretta necessità, alle seguenti categorie di soggetti:

• dipendenti, collaboratori, amministratori, funzioni aziendali, consulenti interni e soggetti autorizzati da Recrowd, nei limiti delle rispettive mansioni e secondo istruzioni ricevute;
• fornitori di servizi IT, hosting, cloud, cybersecurity, manutenzione, sviluppo software, gestione del portale, CRM, ticketing, comunicazioni elettroniche, conservazione documentale, firma elettronica, log management, backup e continuità operativa;
• consulenti legali, fiscali, contabili, amministrativi, revisori, organismi di controllo, consulenti tecnici e professionisti coinvolti nei servizi o nella tutela dei diritti;
• autorità pubbliche, autorità di vigilanza, autorità giudiziarie, forze dell’ordine, organismi ADR, arbitri, mediatori, enti e soggetti legittimati a ricevere i dati in forza di legge, regolamento, contratto o provvedimento;
• TPPay, Lemonway, banche, PSP o altri intermediari quando il reclamo riguarda pagamenti, wallet, accrediti, rimborsi o transazioni, quali autonomi titolari per le rispettive attività (verificare con cliente se non è responsabile del trattamento);
• proponenti, garanti, società veicolo, referenti di progetto o altri soggetti del rapporto di crowdfunding quando la comunicazione sia necessaria per istruire o riscontrare il reclamo, nei limiti di pertinenza;
• organismi ADR, autorità di vigilanza, autorità giudiziaria, consulenti e professionisti coinvolti nella gestione del reclamo o della controversia.

Tali soggetti operano, a seconda dei casi, quali responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento, autonomi titolari del trattamento o, solo ove ne ricorrano effettivamente i presupposti, contitolari del trattamento. I fornitori che trattano dati personali per conto di Recrowd devono essere vincolati da accordi ex art. 28 GDPR e da istruzioni documentate.

I dati personali non sono oggetto di diffusione, salvo i casi in cui specifiche informazioni siano rese pubbliche nell’ambito delle pagine progetto, dei materiali informativi relativi alle campagne o di obblighi di trasparenza applicabili, nei limiti indicati nella relativa informativa e nella documentazione contrattuale.

6. Trasferimenti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali

I dati personali sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora, per esigenze connesse all’operatività del sito, del portale, dei fornitori tecnologici, dei servizi cloud, dei sistemi di ticketing/CRM, degli strumenti di sicurezza, dei provider di pagamento, dei provider AML/KYC o di altri servizi, si rendesse necessario trasferire dati verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, Recrowd assicura che il trasferimento avvenga nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, di clausole contrattuali standard, di misure supplementari ove necessarie o di altro presupposto legittimante previsto dalla normativa applicabile.

Informazioni ulteriori o copia delle garanzie applicabili possono essere richieste ai contatti indicati nella presente informativa, nei limiti consentiti dalla legge e dalla tutela dei diritti di terzi.

7. Diritti degli interessati

In qualità di interessato, l’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• sapere se Recrowd tratta dati personali che riguardano l’interessato e accedere a tali dati, nonché ricevere informazioni sulle finalità, categorie di dati, destinatari, periodo di conservazione e origine dei dati, ove non raccolti direttamente presso l’interessato;
• ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, in un formato chiaro e comprensibile, nei limiti consentiti dalla legge e nel rispetto dei diritti e delle libertà altrui;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione dei dati incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR, fermo restando che la cancellazione non può essere ottenuta quando la conservazione sia necessaria per obblighi di legge, gestione del rapporto, accertamento, esercizio o difesa di un diritto o altri motivi legittimi prevalenti;
• chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
• ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti a Recrowd e, nei casi previsti dall’art. 20 GDPR, chiederne la trasmissione a un altro titolare;
• opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse, nei casi previsti dall’art. 21 GDPR, e opporsi in ogni momento al trattamento per finalità di marketing diretto, incluso il soft spam, senza costi e con modalità agevoli;
• revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici o incida in modo analogo significativamente sulla persona, salvo i casi consentiti dalla legge; in tali casi l’interessato ha diritto, nei limiti applicabili, a ottenere l’intervento umano, esprimere la propria opinione e contestare la decisione;
• proporre reclamo a un’autorità di controllo oppure rivolgersi all’autorità giudiziaria, qualora ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa sulla protezione dei dati personali. Il reclamo può essere proposto all’autorità di controllo dello Stato membro in cui l’interessato risiede abitualmente oppure lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione (art. 77 GDPR).

Le richieste relative all’esercizio dei diritti privacy possono essere inviate al Titolare all’indirizzo privacy@recrowd.com al Responsabile della protezione dei dati / Data Protection Officer (RPD/DPO) all’indirizzo dpo@recrowd.com oppure agli ulteriori recapiti indicati nell’informativa. Recrowd riscontra le richieste senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento. Tale termine può essere prorogato di due mesi nei casi di particolare complessità o numerosità delle richieste, dandone comunicazione all’interessato entro un mese dal ricevimento della richiesta.

L’esercizio dei diritti è gratuito. Recrowd può chiedere un contributo spese ragionevole o rifiutare di dare seguito alla richiesta solo nei casi previsti dal GDPR, ad esempio in caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per il loro carattere ripetitivo. In caso di mancato accoglimento, totale o parziale, Recrowd fornisce un riscontro motivato e indica la possibilità di proporre reclamo all’autorità di controllo e di adire l’autorità giudiziaria.

Quando la richiesta è presentata con mezzi elettronici, Recrowd fornisce il riscontro, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell’interessato. Recrowd può richiedere informazioni aggiuntive per confermare l’identità del richiedente quando abbia ragionevoli dubbi sulla sua identità o quando la richiesta riguardi dati particolarmente delicati o rapporti contrattuali/finanziari.

Ultimo aggiornamento: 06 luglio 2026.